Microsoft word - manual procedimentosfchs4.doc

2.2 - PRESTAÇÕES DE SERVIÇOS COM CARÁCTER CONTINUADO 2.3.1. Etapas nas aquisições de bens e serviços 2.4.1. Ajudas de custo e compensação de deslocações 2.4.2. Pagamentos de participações em seminários, congressos e eventos 1.1 - Todas as despesas deverão ser autorizadas previamente pelo Presidente ou Vice-Presidente do Conselho Directivo. 1.2 - No início de cada ano deverá ser efectuado uma previsão dos gastos necessários para o funcionamento tanto da Faculdade como dos Departamentos a fim de se poder cumprir com D.L.197/99 e evitar o fraccionamento de despesas previstos por lei. 2.1 - PRESTAÇÕES DE SERVIÇOS (aquisição de bens e serviços - D.L. 197/99 de 8 2.1.1 - Ajuste Directo – valores inferiores a 4.987,98€ Pedido por escrito ao C. Directivo da Faculdade, onde constará uma descrição v Carta de pedido autorização (fundamentada); v comprovativo do Banco com o respectivo NIB. Para colaboradores Estrangeiros não residentes deverão ainda apresentar: Os rendimentos obtidos através de recibo verde ou acto isolado são considerados, nos termos do código de IRS, como rendimentos da categoria B e, como tal, sujeitos a um regime especifico de determinação do rendimento colectável sujeito a imposto, permitindo a lei que, de um modo geral e dentro de determinados limites considerados razoáveis, se lhes deduzam as despesas necessárias à sua obtenção. Tratando-se de um recibo verde ou um acto isolado, o processo deverá ser entregue na contabilidade com antecedência necessária à sua verificação e processamento No acto isolado entende-se quando se trata de um serviço pontual em que a pessoa que o presta não faz disso a sua actividade normal nem tem intenção de o fazer, no ano em questão – requisitos cujo cumprimento é da responsabilidade do prestador. Os actos isolados estão sempre sujeitos a IVA e a retenção na fonte de IRS à taxa de 20% (art. 8º do DL 42/91 de 22 de Janeiro). Podem ficar dispensados de retenção de IRS se os rendimentos obtidos forem inferiores a 9 975,96 euros, nos termos da alínea a) e b) do nº 1 do art. 9º do DL 42/91 de 22 de Os vários modelos de acto isolado constam de: Com retenção na fonte de IRS à taxa de 20%; Para colaboradores estrangeiros, não residentes, com retenção na fonte de IRS O acto isolado deverá ser sempre preenchido em triplicado. - A segunda via, para a FCHS, para juntar ao processo de despesa - A terceira via, para entregar na Direcção-Geral de Contribuições e Impostos 2.2 - PRESTAÇÕES DE SERVIÇOS COM CARÁCTER CONTINUADO Se a prestação de serviço for regular e existir uma prestação mensal durante um período determinado de tempo, trata-se de uma prestação de obrigação continuada – Artigo 59º do Decreto-Lei 197/99, de 8 de Junho, processo organizado pelo Conselho Todos os pedidos para qualquer aquisição de serviços, deverão ser acompanhados da documentação necessária para o efeito: v Carta de pedido autorização (fundamentada); v comprovativo do Banco com o respectivo NIB. As aquisições de bens e serviços têm de obedecer ao Decreto-Lei nº. 197/99 de 8 de até ao valor de 4.987,98 euros (sem IVA Incluído), a aquisição poderá ser efectuada por ajuste directo sem consulta obrigatória, mas aconselhável a apresentação de pelo menos 2/3 orçamentos (dependendo do montante). do valor compreendido entre 4.987,98 euros e 12.469,95 euros (sem IVA incluído), a aquisição poderá ser efectuada por consulta prévia a pelo menos 2 empresas; Valores entre 12.469,95 euros 24.939,89 euros (sem IVA incluído), a aquisição poderá ser efectuada por consulta prévia a pelo menos 3 empresas; Valores entre 24.939,89 euros 49.879,79 euros (sem IVA incluído), a aquisição poderá ser efectuada por consulta prévia a pelo menos 5 empresas O art. 79 do Decreto-Lei nº 197/99, de 8 de Junho, determina que “a escolha do tipo de procedimento deve ser fundamentada” e, para além disso, considerando toda a legislação em vigor sobre a Administração Financeira do Estado, nomeadamente o Dec. Lei nº 155/92, de 28 de Julho, art. 13º ser objecto de registo de cabimento prévio. Quadro 1: Resumo dos procedimentos de compra de um bem
Valor mínimo
Valor máximo
Procedimentos
Observações
(arts. 80º e 81º) (arts. 80º e 81º)
aquisições. Deve adoptar-se preferencialmente a consulta prévia a 2 fornecedores ou locadores – valores significativos (Art. 81º, n.º 4) Mínimo 5 participantes As entidades concorrentes são apenas as convidadas para o efeito, tendo um mínimo de 3, devidamente justificados (Art. 148º, n.º 1) Concurso aberto a todas as entidades. Selecção de Mínimo de 5 participantes, podendo ser reduzido a 2, em casos devidamente justificados (Art. 128º, n.º 1) Exige um elevado grau de complexidade técnica. Concurso aberto a todas as entidades. Selecção de O valor envolvido poderá ser inferior, se a entidade competente para autorizar a despesa, assim o decidir. Concurso aberto a todas as entidades. Quadro 2: Competência de autorização de despesa
Entidades
Até ao limite de:
Base legal
2.500.000,00 euros relativo à execução de planos ou Despacho 1.000.000,00 euros relativo a empreitadas de obras Junho públicas, aquisição e locação de bens e serviços. 49.879,79 euros – com apresentação de concurso 24.939,89 – sem concurso ou com dispensa de 15314/2002 de 5 de contrato escrito 2.3.1. ETAPAS NAS AQUISIÇÕES DE BENS E SERVIÇOS: 1 - Pedido por escrito ao Presidente do Conselho Directivo para aquisição do bem ou 2 - No caso das aquisições que impliquem consultas ou concursos, as propostas devidamente autorizadas deverão ser encaminhadas para a Secção de Contabilidade da FCHS, para a instrução do processo. No caso das aquisições por ajuste directo, em que o fornecedor dos bens/serviços já está definido, as propostas deverão também ser encaminhadas para a Contabilidade, para a 3 - Aquando da entrega dos bens, a pessoa que os recebe deve: v escrever, no documento que acompanha o material (factura) o seguinte: “Material recebido em boas condições”, bem como assinar de forma legível esse documento e indicação da localização do bem; Todas as facturas devem ser encaminhadas para a Contabilidade da FCHS, para Ł A factura ou o documento de despesa deverá ser emitida em nome da constar o Número de Identificação Fiscal da Universidade 505 387 271. Factura - documento de despesa não pago Recibo – documento de quitação da factura Factura/Recibo ou Venda a Dinheiro – documentos quitados 2.4.1. Ajudas de custo e compensação de deslocações Abono de ajudas de custo e subsídios de transporte regem-se pelo Despacho RT 28/01 de 13 de Agosto. Para adiantamentos de ajudas de custo, aplica-se o Despacho RT Sempre que se pretender efectuar uma deslocação, deverá ser efectuado o para o território nacional (pedido de deslocação em território nacional) para o estrangeiro (pedido de deslocação ao estrangeiro) Todos os pedidos de deslocação terão de conter a respectiva autorização prévia: Vice-Presidente do Conselho Directivo (por delegação de competências); Sempre que se pretender uma deslocação ao estrangeiro deverá também preencher- se o requerimento de formulário E111 (passaporte azul), quando a deslocação for para países da União Europeia (excepto Reino Unido) e EUA. Sendo Funcionário da Administração Pública o documento de despesa para pagamento de ajudas de custo e despesas de transporte em serviço público será Todos os comprovativos das despesas mencionadas no Boletim Itinerário, devem fotocópia do certificado de presença em congresso, seminário, conferências e curso de formação ou da comunicação apresentada no congresso etc.; carta convite, no caso do beneficiário ser um dos oradores de uma palestra, bilhetes de avião e cartões de embarque (originais); outros bilhetes de transporte público (originais); os recibos (originais) de transporte por táxi devem estar correcta e totalmente b) nome e n.º de contribuinte da empresa/taxista; c) nome e n.º de contribuinte da Universidade do Algarve; relembra-se que a utilização do táxi deverá ser justificada por escrito, como alternativa à não existência de transporte público; para todas as deslocações (excepto aquelas para participar em congressos, seminários, conferências e cursos de formação), deverá ser preenchido o O pagamento do Boletim Itinerário deverá ser acompanhado de um recibo interno devidamente preenchido e assinado pelo beneficiário. Os Boletins Itinerários deverão ser preenchidos pelo Secretariado de apoio aos Departamentos em original e apresentados mensalmente impreterivelmente num prazo máximo de 2 meses a contar do último dia do mês a que respeitam esses Para convidados externos não residentes o equivalente a ajudas de custo, o abono a atribuir é o subsídio per diem. Neste caso, o documento de despesa a preencher será Na linha “outros abonos” deverá acrescentar-se a indicação “subsídio per diem”. Deverá ser anexado a este recibo, uma informação do responsável da acção em que mencione o propósito da visita do convidado à Universidade (poderá ser cópia da O valor a atribuir consta de Despacho do Sr. Ministro da Educação de 06 de Março de 2001, que actualmente é de 84,80 euros por dia. Quando houver lugar ao pagamento de despesas relativas à deslocação do convidado externo deverá o mesmo, entregar todos os documentos comprovativos dessa despesa, em nome da Universidade do Algarve e com o respectivo n.º de O aluguer de viaturas em território nacional pode ser autorizado pelo Presidente do Conselho Directivo ou Vice-Presidente ao abrigo da delegação de competências. Quando se pretender alugar uma viatura no estrangeiro, essa intenção deverá estar expressa no pedido de deslocação ao estrangeiro. Não se efectuam reembolsos de combustível 2.4.2. Pagamentos de participações em seminários, congressos e eventos O pagamento das inscrições em seminários, congressos poderá ser processado através do Boletim Itinerário. Quando não houver pagamento de ajudas de custo o pagamento será efectuado através de Factura ou Recibo. Factura / Recibo (em nome da Universidade e nº contribuinte) Quando o Docente entregar a factura ao funcionário deverá entregar também o(s) A aquisição de bens/serviços ao exterior obedece às mesmas regras que se devem observar nas aquisições em território nacional. A factura ou o documento de despesa deverá ser emitida em nome da Universidade do Algarve e constar o Número de Identificação Fiscal da Universidade, precedido do prefixo “PT”, ou seja, PT 505 387 271. Antes de se fazer o pedido de pagamento internacional deverá ser verificado o www.europa.eu.int/comm/taxation_custorms/vies/pt/vieshome.htm. Ł Quando a factura é de um país comunitário deverá ser acrescentado o valor de IVA intracomunitário na emissão da proposta acrescentando ao valo da Para 2007 aplicam-se as regras constantes no Memorandum 68/2004 de DSAF de 30 de Dezembro de 2004, que mereceu despacho de concordância do Sr. Reitor de 03 de Todas as despesas inferiores a 10€ deverão obrigatoriamente ser pagas por Fundo Maneio, salvo algumas excepções que deverão ser devidamente justificadas. As despesas superiores a 150€ não poderão ser incluídas no Fundo de Maneio. Serão pagas por reembolso directo à pessoa que efectuou a despesa.

Source: http://www.fchs.ualg.pt/menuDocumentos/Manual%20ProcedimentosFCHS.pdf